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Virtuelle Assistenz fürs Backoffice (m/w/d)

Freelancerin · 100% Remote · ca. 10–15 Stunden pro Woche

Wir suchen Unterstützung im Backoffice von DEAR DARLING BERLIN – langfristig, zuverlässig und mit viel Liebe zum Detail.

DEAR DARLING BERLIN ist ein Schmucklabel für personalisierbaren Echtgoldschmuck, besondere Edelsteine und individuelle Schmuckstücke, die mit viel Sorgfalt in ausgewählten Manufakturen gefertigt werden.

Damit wir unsere internen Prozesse weiter professionalisieren und vor allem im Jahresendgeschäft noch besser aufgestellt sind, suchen wir eine virtuelle Assistenz auf selbstständiger Basis, die uns im Tagesgeschäft unterstützt, den Überblick behält und Freude daran hat, strukturiert im Hintergrund mitzuwirken.

Deine Aufgaben

Du unterstützt uns vor allem im Backoffice und in der Organisation rund um unsere Bestellungen, Custom Designs und Fertigungsprozesse. Dazu gehören unter anderem:

• Überblick über laufende Custom-Anfragen, Sonderanfertigungen und Bestellungen behalten

• Bestellungen bei unseren Manufakturen vorbereiten, auslösen und nachhalten

• Logistik rund um Ringe, Edelsteine, Fassungen und fertige Schmuckstücke koordinieren

• Auftragsbestätigungen, Rechnungen und weitere Dokumente erstellen

• E-Mails im Zusammenhang mit Custom-Bestellungen vorbereiten und versenden

• interne Listen, Ablagen und Prozesse pflegen

• offene Aufgaben nachhalten und dafür sorgen, dass nichts untergeht

Perspektivisch freuen wir uns, wenn du uns auch in weiteren Bereichen des Unternehmens unterstützt – je nachdem, wo deine Stärken liegen und wie sich die Zusammenarbeit entwickelt.

Das bringst du mit

Du musst keine Erfahrung im Schmuckbereich mitbringen. Viel wichtiger ist uns, dass du sehr organisiert, zuverlässig und sorgfältig arbeitest.

Wir wünschen uns von dir:

• Erfahrung als virtuelle Assistenz oder in einer vergleichbaren organisatorischen Rolle

• eine sehr strukturierte, genaue und konzentrierte Arbeitsweise

• die Fähigkeit, viele kleine Details im Blick zu behalten

• Verlässlichkeit, Eigenständigkeit und Diskretion

• ein professioneller, freundlicher Kommunikationsstil

• ein gutes Gespür für sensible Kundendaten, Preislisten und interne Kalkulationen

• sehr gute Deutschkenntnisse, Englischkenntnisse sind ein Plus

• sicherer Umgang mit Google Drive; Canva und Slack wären ebenfalls hilfreich

• Shopify-Kenntnisse sind schön, aber kein Muss

• Interesse daran, dich langfristig in unsere Abläufe einzuarbeiten

So arbeiten wir zusammen

Die Zusammenarbeit ist zu 100% remote möglich – dein Standort ist für uns nicht entscheidend. Feste Arbeitszeiten gibt es nicht, wichtig ist uns aber eine zuverlässige Erreichbarkeit, klare Kommunikation und ein gutes Gefühl für Prioritäten.

Wir stellen uns zunächst ca. 10–15 Stunden pro Woche vor. Besonders schön wäre es, wenn du zeitnah starten kannst, damit wir dich in Ruhe einarbeiten können und du uns im Q4 bereits sicher unterstützen kannst.

Die Zusammenarbeit erfolgt auf selbstständiger Basis. Du solltest also eine Rechnung stellen können. Die Vergütung besprechen wir gerne individuell – je nach Erfahrung, Arbeitsmodell und Umfang.

Bewerbung

Wenn du dich in dieser Rolle wiedererkennst, freuen wir uns sehr auf deine Nachricht.

Bitte schick uns eine kurze Vorstellung, deinen Lebenslauf, deine Verfügbarkeit und – falls du möchtest – direkt deinen Stundensatz oder Paketpreis an:

Ansprechpartnerin: Lisa Zaiser
lisa@deardarling.berlin

Ich freue mich darauf, dich kennenzulernen!